Productos simples para (muchos) usuarios

Cómo pasar de diversas necesidades de los usuarios a experiencias de productos flexibles

¿Qué te parece colaborar? No, espera. ¿Cómo te sientes realmente al respecto?

Los equipos colaboran más que nunca para resolver problemas cada vez más difíciles. Los miembros del equipo están dispersos por las ciudades, y las conversaciones sobre el contenido se sienten dispersas. Resolver problemas con un equipo puede ser increíblemente satisfactorio, pero el proceso de trabajar juntos puede ser realmente difícil.

En Dropbox, creemos que la experiencia de trabajar juntos en cosas debería ser fácil y divertida, y que las personas deberían sentirse creativas y satisfechas en el trabajo. Pero un gerente, un fabricante y un administrador de TI tienen necesidades diferentes. Diseñar experiencias de productos simples para un tipo de usuario es bastante difícil. Diseñar experiencias simples para muchos usuarios con diferentes necesidades puede ser aún más difícil. Entonces, ¿cómo manejamos esta complejidad?

Aquí hay algunas técnicas que usamos para llegar a lo simple:

1. Prioriza cuidadosamente tus usuarios y sus necesidades

Aquí está la consola de administrador de Dropbox, que ayuda a un administrador de TI a administrar la cuenta de Dropbox de un equipo.

Consola de administrador de Dropbox

Desafío de diseño: brinde a los administradores de TI las características de seguridad que necesitan de una manera que se sienta invisible y mantenga la facilidad de uso para los usuarios finales.

Para cada nueva característica que integramos en la experiencia del administrador, nos alineamos en ingeniería, producto y diseño en torno a las siguientes áreas:

  • Sea claro sobre los usuarios: ¿Qué tipos de usuarios afectará esta experiencia / característica?
  • Enumere las necesidades de los usuarios: ¿qué necesita cada tipo de usuario y cuán importante es esta característica para ellos? ¿Cuáles de estas necesidades son más importantes para cada tipo de usuario? ¿La adición de la función perjudica la experiencia de algún usuario?
  • Priorizar necesidades: si hay necesidades conflictivas, ¿qué necesidades de los usuarios deberíamos priorizar? ¿Por qué?
  • Identificar restricciones y soluciones creativas: ¿Cuáles son las restricciones? ¿Hay alguna restricción que podamos cambiar? ¿Podemos volver a enmarcar el problema para mejorar la experiencia de todos los usuarios?

Responder estas preguntas crea la claridad y la alineación necesarias para ejecutar una experiencia de producto simple, incluso cuando sus usuarios tienen necesidades que parecen estar en conflicto.

Un ejemplo específico es una función para los administradores de TI llamada "aprobación del dispositivo". Por razones de seguridad, algunas compañías necesitan limitar la cantidad de computadoras y dispositivos móviles que sus empleados pueden usar para acceder a Dropbox. Decidimos proporcionar la funcionalidad que los administradores de TI necesitan, pero una experiencia predeterminada que es mejor para los usuarios finales. Esto significó dar a los administradores de TI la capacidad de limitar los dispositivos que pueden acceder a Dropbox con un estado predeterminado de computadoras y dispositivos móviles ilimitados:

Controles de administrador en Dropbox con estados predeterminados que crean experiencias flexibles para el usuario final

Lo que es útil para un tipo de usuario puede, y a menudo debería, sentirse invisible para otro.

2. Para productos nuevos, destile el propósito principal del producto

Para los nuevos productos, una vez que nos hayamos decidido por el usuario que es más importante diseñar primero y comprendamos sus necesidades, es importante determinar qué comportamiento alentar más.

Desafío de diseño: diseñe un producto (Dropbox Paper) para fomentar la creación de contenido ligero y la colaboración (co-creación).

Nuestra opinión era que la co-creación es más importante para las ideas tempranas o inacabadas y que lo más importante que se debe hacer con el trabajo temprano es tener una idea en la página, compartirla pronto y compartirla a menudo. Esto llevó a muchas de las decisiones de diseño en Paper:

Las incómodas indicaciones predeterminadas de color gris en cada nuevo documento lo alientan a no pensar demasiado cuando comience con un lienzo en blanco. "Compartir" es la única llamada visible a la acción. Las personas con las que comparte el documento en papel son visibles inmediatamente en la parte superior de la página.

Nuevo lienzo en papel

Si menciona a una persona, el documento se comparte y puede responder fácilmente con palabras, un emoji liviano o una pegatina.

Compartir y comentar fluidamente en papel

El papel está destinado a ayudar a las personas a compartir ideas temprano y colaborar, por lo que cada producto y decisión de diseño refuerza esos comportamientos al romper las barreras a la colaboración.

Un propósito claro nos permite crear una Estrella del Norte con la que todo el equipo puede unirse, mantener cualquier producto V1 simple y comunicar el propósito de un producto a través de su diseño. También hace que sea más fácil decir no a las funciones que no importan e identificar las que sí lo harán en el futuro.

3. Utilice sistemas de diseño para ayudar a garantizar que los tipos correctos de usuarios experimenten las características correctas

Cada vez más, nos encontramos diseñando para equipos en el trabajo con diferentes roles y necesidades: colaboradores individuales, gerentes, administradores de TI, contratistas, clientes y más. Y a menudo, cada característica que creamos solo se aplica a subconjuntos de estas personas o un subconjunto de ofertas de Dropbox. Entonces, ¿cómo abordamos la educación del usuario para las nuevas funciones que no se aplican a todos?

Desafío de diseño: brinde a los usuarios de Dropbox información sobre las nuevas funciones que son más relevantes para ellos (y no para aquellas que son irrelevantes).

Un gran ejemplo es Smart Sync, una función lanzada recientemente que le brinda acceso a todos sus archivos de Dropbox en su computadora sin llenar su disco duro. Algunas personas realmente se preocupan por esta característica. Sin embargo, muchas personas no tienen espacio limitado en el disco duro, por lo que realmente no les importa esta función. Necesitábamos un sistema para decidir qué características educar sobre qué usuarios.

Sincronización inteligente para enviar sus archivos a la nube

El equipo de diseño creó un sistema de reglas para determinar a quién contarle sobre qué características. Compartieron este sistema en Dropbox para que todos los equipos de productos puedan usarlo como referencia. Esto evita que los equipos individuales tengan que analizar quién debería ver una característica dada y por qué, y el producto final se siente más simple, más ágil e intencional. Aquí hay un ejemplo ilustrativo de cómo un equipo usaría este sistema para decidir si construir una educación para el usuario sobre una nueva característica y cómo hacerlo.

Los árboles de decisión ayudan a los equipos de toda la empresa a tomar decisiones consistentes

Hemos aprendido a nunca subestimar la importancia de establecer sistemas para administrar la complejidad y crear una experiencia de producto consistente y simple en los equipos y las divisiones organizacionales. Esto ha sido especialmente cierto para las iniciativas horizontales con personas de toda la empresa.

Sigue aprendiendo e iterando

Como diseñadores, sabemos que las personas que usan nuestros productos son las más importantes. Continuar aprendiendo sobre las personas para las que diseñamos y tomar decisiones difíciles sobre lo que debe priorizar nos permite diseñar productos optimizados que hacen que trabajar juntos se sienta más divertido, más creativo y más gratificante.

Sabemos que este desafío solo ha comenzado para nosotros a medida que continuamos incursionando en la creación de herramientas para colaborar en el contenido dentro de una empresa. Estamos entusiasmados de continuar aprendiendo y desafiando nuestras propias suposiciones para que el trabajo y la colaboración se sientan tan fluidos y simples como sea posible.

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