Nuevo en Basecamp: vea dónde se encuentran realmente los proyectos con Hill Chart

Durante años, hemos utilizado las tareas pendientes de Basecamp para rastrear todo nuestro trabajo de diseño y programación aquí en Basecamp. Nos ayudan a asegurarnos de que nada se escape por las grietas.

Sin embargo, para algunos proyectos, el seguimiento de tareas pendientes no es suficiente. Cuando tiene docenas o cientos de tareas, necesita una forma de ver la imagen más grande. ¿El proyecto se realizará a tiempo? ¿Estamos progresando en las tareas correctas? ¿Qué cosas hay que resolver ahora y qué se puede aplazar hasta más tarde?

Para resolver este problema, creamos una idea completamente nueva en las tareas pendientes de Basecamp. Es una vista de 10,000 pies de nuestros proyectos que responde las preguntas difíciles sobre dónde están realmente las cosas.

Presentamos el gráfico de la colina.

El progreso no es un número

"El 42% de las tareas están completas". ¿Qué te dice eso? Muy poco.

Para trabajos creativos y proyectos de software, no puede describir el progreso con un número. Por qué no? Porque las tareas en un proyecto no son todas iguales. Si el equipo se atasca o comienza a quedarse sin tiempo, importa qué tareas se encuentren en ese 42%. La estrategia para despegarse depende de dónde estés atrapado.

Más que eso, en realidad no conocemos todas las tareas de antemano. A medida que nos ponemos manos a la obra en un proyecto, descubrimos tareas más detalladas para rastrear que las que teníamos al principio. ¡Un recuento porcentual bruto mostrará que nuestro progreso va hacia atrás en lugar de hacia adelante cuando eso sucede!

Lo que realmente queremos saber es dónde se encuentra el trabajo. ¿Ha descubierto el equipo cómo hacerlo? ¿Hay incógnitas que nos bloquearán por delante? ¿Qué se resuelve y qué aún está lleno de incertidumbre?

El trabajo es como una colina

Encontramos una metáfora para hablar de esto en Basecamp. Cada pieza de trabajo tiene dos fases. Primero hay una fase cuesta arriba en la que descubres tu enfoque. Tienes una idea básica sobre la tarea, pero no has descubierto cuál será la solución o cómo resolver todas las incógnitas.

Luego, después de haber explorado qué funciona y qué no, llega a un punto en el que ya no hay problemas sin resolver. Eso es como estar parado en la cima de la colina. Puedes ver claramente todo el camino hacia el otro lado. Entonces la fase de descenso es solo sobre la ejecución.

El trabajo en los dos lados de la colina es muy diferente.

El trabajo cuesta arriba es difícil de estimar. Puede ir en círculos buscando el enfoque correcto. Y mientras permanezcan las incógnitas, existe el riesgo. El programador cree que será un cambio rápido, pero la API es diferente de lo esperado. O el diseño de interacción parecía una solución rápida, pero no hay espacio para el botón en la versión móvil.

En el lado cuesta abajo, el mundo es seguro. Ya resolvió los problemas, descubrió su enfoque, eliminó las incógnitas. Todo lo que queda son pasos de ejecución para terminar el proyecto.

Un punto de datos humanos

Ningún cálculo le dirá cuántas incógnitas hay en una lista de tareas pendientes. O cuán difíciles son los problemas restantes. Es por eso que creamos una forma para que los equipos se comuniquen, de manera humana, exactamente cómo se sienten acerca de dónde se encuentra el trabajo de desconocido a conocido utilizando la metáfora de la colina.

Aquí hay una demostración para mostrarle cómo funciona.

Un gráfico de la colina de un proyecto real

Cada uno de nuestros proyectos de desarrollo en Basecamp está compuesto por un conjunto de listas de tareas pendientes. Creamos una lista de tareas pendientes para cada trabajo en el que podemos avanzar de forma independiente.

Ahora para seguir el progreso, activamos el seguimiento de Hill Chart para cada lista. Esto revelará un gráfico de Hill en la parte superior de la pantalla de tareas pendientes con un punto para la lista que estamos rastreando.

Hicimos esto por tres listas. A continuación, hacemos clic en Actualizar en el gráfico de la colina y arrastramos los puntos para esas listas a su posición.

Ahora, cualquiera que verifique el proyecto puede ver el estado de estas tres listas. Dos de ellos están sobre la colina, llenos de certeza, solo queda la ejecución. Uno todavía está en la cuesta arriba, lo que significa que hay problemas no resueltos o preguntas abiertas.

Observe cómo ese estado es generado por humanos, no generado por computadora. Esto refleja el sentimiento del trabajo de una persona real en este momento. Y debido a que el estado se adjunta a las listas, no a las tareas individuales, obtenemos una perspectiva de orden superior sobre todo el trabajo a la vez.

Las colinas hacen historia

Cada vez que alguien actualiza las posiciones en la colina, se guarda una nueva instantánea en el historial del proyecto. Esto permite a los gerentes adquirir de inmediato un montón de contexto sobre lo que se está moviendo en el proyecto y lo que no es, sin molestar al equipo con preguntas. Las personas en el equipo pueden anotar opcionalmente cada una de sus actualizaciones con comentarios. Incluso puedes comentar o impulsar la actualización de Hill Chart de otra persona. Esto permite un nuevo nivel de comunicación rápida y asincrónica sobre el progreso de alto nivel en los proyectos.

Trabajo más bien definido

A veces, tratar de posicionar una lista en Hill Chart lo ayuda a estructurar mejor el trabajo. En un proyecto reciente, estábamos creando una función para notificar a las personas cuando se reprogramaba un Evento en Basecamp.

Este punto no se movió por unos días.

Ese punto permaneció allí durante unos días sin moverse. Algo estaba mal. ¿Por qué no progresamos? Después de una breve conversación con el equipo, nos dimos cuenta de que no estaba claro dónde colocar el punto porque parte del trabajo estaba completamente resuelto y la otra no. El código de fondo para entregar la notificación se resolvió por completo. Pero hubo más trabajo de diseño relacionado con los correos electrónicos y ¡Hey! menú que no habíamos descubierto. Entonces, ¿dónde debe ir el punto?

En un caso como este, la colina nos dice que rompamos la lista. Cambiamos el nombre de la lista original a "Notificación: Entrega" y la movimos sobre la colina para mostrar dónde estaba realmente. Luego creamos dos listas separadas para rastrear el trabajo inicial que todavía estaba cuesta arriba.

Romper el trabajo muestra dónde se encuentra realmente

Redefinir las listas de tareas pendientes de esta manera facilitó ver lo que realmente estaba sucediendo en el proyecto y lo que había que hacer a continuación.

Configuración flexible por lista

Para cada proyecto, puede elegir qué Listas de tareas aparecen como puntos en el Gráfico de colinas. Es una configuración por lista, por lo que aún puede tener listas de tareas regulares mezcladas con sus listas rastreadas. Por lo general, mantenemos una lista llamada "Sopa de pescado" al final de un proyecto para cabos sueltos que no caben en ningún otro lugar, y no trazamos ese en la colina.

De desconocido a conocido, y de conocido a hecho

En lugar de contar las tareas, el Gráfico de Hill muestra dónde se encuentra realmente el trabajo. De desconocido en el extremo izquierdo, conocido en la parte superior, hecho en el extremo derecho.

Desde que adoptamos el Hill Chart internamente en Basecamp, nuestros equipos se han comunicado sobre el progreso a un nivel nunca antes posible. Nuestras intuiciones son las mismas, pero ahora tenemos una forma visual de mostrarnos inmediatamente dónde está el trabajo. Y debido a la historia de Hill Chart, no necesitamos convocar reuniones para ponernos al día sobre el estado de un proyecto. Ya no es un desafío ver lo que está en movimiento y lo que está atascado. Podemos tener conversaciones rápidas y sustanciales de forma asincrónica sobre dónde enfocarnos a continuación o cómo resolver un problema.

Ese es el tipo de cosas que se supone que Basecamp debe hacer: hacerte más organizado, darte más tiempo y poner a todos en la misma página.

Esperamos que pueda experimentar los mismos beneficios que tenemos al probar Hill Chart en su próximo proyecto de Basecamp 3. Puede usar el Hill Chart en cualquier proyecto hoy navegando a una Lista de tareas pendientes en particular y eligiendo “Seguir esto en el Hill Chart” en el menú Opciones (•••) en la esquina superior derecha.

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