Mi primer año como gerente de diseño

Algunos del equipo de diseño de KeepTruckin. Ahora somos un equipo de 19 personas repartidas en EE. UU. Y PK.

Nota: Esto se publicó originalmente en UX Collective, una de mis publicaciones de diseño favoritas en la web. Fue agregado al blog KeepTruckin Design para coincidir con su lanzamiento en abril.

Recuerdo haber sentido una mezcla de inquietud y emoción cuando Khushnood, nuestro líder de diseño, compartió que le gustaría que yo administrara el creciente equipo de diseño de productos de KeepTruckin en Pakistán.

Estaba inquieto porque no había manejado formalmente un equipo antes. Claro, coordino con escritores independientes para las páginas de productos de PriceOye, pero eso es un asunto ad-hoc. Esto se sintió más en juego, y no me sentí listo.

¿Qué pasa si fallo?

Pero también estaba emocionado porque este era un territorio completamente nuevo, y explorar territorios más nuevos me ayuda a crecer rápido y sentirme comprometido.

Ahora, más de un año después, me complace informar que no hubo una falla catastrófica, aunque hubo muchos momentos de enseñanza.

Hoy, me gustaría compartir lecciones clave de mi primer año como gerente de diseño. Espero que beneficien tanto a los gerentes nuevos como a los contribuyentes individuales que buscan colaborar mejor con su gerente.

Principio clave: esforzarse por ser un líder, no un gerente

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En esencia, la administración se trata de coordinar empleados y recursos para lograr los objetivos de la empresa. La administración se requiere solo porque los miembros del equipo no tienen acceso a toda la información y los recursos que necesitan para tener éxito, o porque no saben o no pueden comunicarse con colegas que tienen esa información.

Como gerente, generalmente tiene un mejor acceso a la información y una vista panorámica de las cosas que lo ayudan a conectar personas y recursos para avanzar proyectos.

En un mundo ideal, toda esta información estaría perfectamente documentada, sería fácilmente accesible, y todos se comunicarían y colaborarían como una mente colmena. En este mundo ideal, sería un líder en lugar de un gerente, brindando tutoría, crecimiento y visión a su equipo.

Este es el mundo por el que debes luchar.

Siempre debe estar 1) identificando lagunas en el conocimiento y la colaboración, y 2) siempre estar reparándolas, todo mientras inculca habilidades de autogestión en su equipo para que sus esfuerzos se multipliquen con el tiempo.

Aquí hay un ejemplo rápido de este proceso de 2 pasos en juego.

Ejemplo: arreglando el standup diario

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En una empresa anterior, el gerente de nuestro equipo convocaría a reuniones diarias para que cada contribuyente individual (IC) compartiera lo que hicieron ayer, lo que harán hoy y si necesitan ayuda en algo. Estas "reuniones scrum" son comunes en muchas compañías de software.

El problema es que no son escalables. Las reuniones standup podrían funcionar para un equipo pequeño y altamente colaborativo que está trabajando en un solo proyecto, pero para equipos más grandes es una pérdida de tiempo para todos, excepto el gerente que los hospeda. Rompe el estado de flujo de todos y, a menos que las reuniones tengan un horario agresivo, todos se desconectarán hasta que sea su turno.

Desprecié el standup diario como un IC, así que cuando vi este patrón derrochador en la rutina diaria de mi equipo, decidí arreglarlo.

Hoy, todos los diseñadores de productos comparten las tareas de su día en Slack cada vez que comienzan a trabajar. Todos publicamos en este canal, por lo que cada diseñador sabe en qué están trabajando sus compañeros de equipo para obtener esa vista panorámica que generalmente es exclusiva de los gerentes. Si es necesario, puedo comunicarme con diseñadores individuales para obtener más detalles.

Miembros del equipo que publican artículos para hoy y mañana. Observe cómo Zain publicó sus artículos del día siguiente por la noche.

También trabajé con cada miembro del equipo para crear el hábito de compartir su progreso al final de cada día. Es un buen hábito reflexionar sobre tu día antes de salir, para que puedas hacerlo mejor mañana. Y dado que nuestro canal Slack es público para que todos lo vean, también es efectivo para mantener la responsabilidad.

La mayoría de las veces, los miembros del equipo ahora incluso comparten sus tareas del día siguiente antes de irse a casa. Planear para mañana por la noche también es un hábito productivo: te ayuda a comenzar a correr al día siguiente.

Con ese ejemplo fuera del camino, hablemos sobre prácticas efectivas para identificar esas brechas de conocimiento y colaboración, y corregirlas.

Paso 1: identificación de brechas

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1) Programe reuniones regulares 1: 1 con cada miembro del equipo

Disfruto de tener conversaciones profundas sobre la vida, la carrera, las relaciones y el crecimiento, así que cuando aprendí sobre las reuniones 1: 1, las adopté de inmediato en mi equipo.

Las reuniones 1: 1 son absolutamente oro para establecer una buena relación con los miembros de su equipo, comprender las fortalezas y debilidades de los demás, identificar problemas en el trabajo antes de que se vuelvan serios y, con suerte, hacerse amigos.

Mi equipo los disfruta tanto que los llamamos cariñosamente "Heart to Heart" o sesiones H2H. Hablamos de todo, desde cómo vivir la vida, sobre la felicidad en el trabajo y en el hogar, las pasiones y los proyectos paralelos, nuestras ambiciones, miedos e inseguridades, casi todo lo que sea significativo, excepto los proyectos en curso. Las sesiones H2H también son excelentes para compartir comentarios sinceros entre sí.

Hay muchos recursos disponibles en línea para tener sesiones efectivas de H2H. Te animo a explorarlos. También puedes consultar mis preguntas sobre H2H. Recuerde: comenzar con "¿cómo es la vida?" Y escuchar activamente a menudo es muy útil.

2) Solicite activamente comentarios de todas las personas con las que colabora

En cualquier proyecto dado, usted y su equipo pueden colaborar con gerentes de productos, especialistas de atención al cliente, ingenieros de control de calidad y front-end, diseñadores gráficos, gerentes de marketing y más.

Al pedir comentarios a los colaboradores después de cada proyecto, identifiqué varios problemas de proceso a nivel de empresa. En estas sesiones de comentarios, discutimos lo que mi equipo y yo hicimos bien que deberíamos hacer nuevamente, lo que deberíamos mejorar, y dónde nos equivocamos por completo que deberíamos solucionarlo de inmediato.

Foto de Daria en Unsplash

Documentar estos comentarios y revisarlos al comenzar un nuevo proyecto garantiza que aprendamos de nuestros errores y que sigamos mejorando. También proporciona valor a otros equipos de la empresa para identificar problemas de procesos internos.

Estas dos prácticas solo me ayudaron a identificar problemas importantes, pero después de unos meses mi piscina se estaba quedando seca. Estaba identificando problemas basados ​​solo en mi experiencia limitada.

Para mejorar en la identificación de problemas, encontré una gran ayuda al aprender de líderes de diseño consumados como Julie Zhuo, Aarron Walter y Eli Woolery. También puede hacerlo examinando detenidamente sus artículos y libros de gestión de diseño, y aplicándolo a su propia práctica de gestión. Te prometo que verás resultados sorprendentes.

Ahora que ha identificado problemas, es hora de ...

Paso 2: arreglarlos

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1) Tomar iniciativas audaces

Tienes más poder del que piensas.

Lo que aprendí de la semana laboral de 4 horas de Tim Ferris fue el principio de "buscar el perdón, no el permiso".

En lugar de esperar el permiso de alguien, he encontrado que es más efectivo resolver los problemas que me preocupan. Si espero a mi gerente, o al permiso de mi gerente para hacer algo, tomará una eternidad arreglar las cosas, arriesgando la salud y la productividad de mi equipo en el proceso.

Lo más probable es que si piensa lo suficiente sobre el problema y su solución, considere la perspectiva de los miembros del equipo afectados y atienda a cualquier escenario desagradable de antemano, implementar una buena solución en este momento es mucho mejor que implementar una excelente más adelante.

En el extraño caso, realmente te equivocas, respiras profundamente, buscas perdón, aprendes de tu error y lo intentas mejor la próxima vez, pero no pierdas el impulso.

Compartiré un ejemplo de mi experiencia a continuación.

Ejemplo: de Photoshop + Google Drive a Sketch + Abstract

Imagen vía Webkul.

Cuando me uní a KeepTruckin, estábamos diseñando principalmente en Photoshop, con algunos proyectos en Sketch. Todos los archivos se sincronizaron en Google Drive y se versionaron manualmente con el sufijo "v1", "v2", etc., junto con un resumen de los cambios en los nombres de archivo.

Fue un desastre que nos estaba ralentizando y causando un estrés excesivo, como sucedió una vez cuando un miembro del equipo trabajó en un archivo crucial localmente, y olvidó sincronizarlo antes de irse a casa, cayó terriblemente enfermo por la noche y no pudo venir a trabajar por unos dias. Tuvimos que tomar el archivo de su computadora para volver a encarrilar el proyecto urgente. Afortunadamente, tanto el diseñador como sus diseños se recuperaron bien, pero perdimos tiempo y energía preciosos debido a un juego de herramientas deficiente.

Así que empujé y conduje el movimiento a Sketch, junto con Abstract para el control automático de versiones, a pesar de la resistencia de los miembros del equipo. Entregamos un proyecto en Sketch sin pedir permiso a todas las partes interesadas y demostramos que este era un proceso superior. Hoy, Sketch y Abstract son fundamentales para nuestro flujo de trabajo.

2) Documento, documento, documento

Como se mencionó anteriormente, una razón por la cual se requiere administración en primer lugar es porque los miembros del equipo no tienen acceso a la información y los recursos que necesitan para que las cosas sucedan.

Puede continuar compartiendo información y proporcionando recursos cada vez que se interrumpe la colaboración, o puede documentarlos y hacerlos accesibles para todos. Le libera para concentrarse en un trabajo más valioso, al tiempo que ayuda a su equipo a ser más productivo.

Por ejemplo, noté que cada vez que un nuevo diseñador se unía a nosotros, pasaba más tiempo diciéndoles sobre herramientas y cómo obtener acceso a herramientas internas, en lugar de conocerlas como persona.

Por lo tanto, para mejorar la incorporación de nuevos diseñadores, creamos un mazo de bienvenida que tiene todo lo que necesitan para ponerse en marcha. Personalizamos el mazo para cada nuevo empleado, lo imprimimos especialmente y se lo obsequiamos el primer día.

Página de nuestro mazo de bienvenida. Ilustraciones de Zain.

Hay mucho más que puede hacer: documentar las notas de investigación de los usuarios en una carpeta compartida, compartir las actas de las reuniones con las partes interesadas relevantes, crear un sistema de diseño integral, registrar los recorridos del sistema, imprimir y colgar sus personajes cerca de su espacio de trabajo, y más.

3) Contrata a las personas adecuadas

Ahora contratar es un juego de pelota diferente, pero es fundamental para su éxito a largo plazo. Sus soluciones seguirán siendo temporales sin las personas adecuadas para seguirlas.

Cuando comencé en KeepTruckin, solo había otro diseñador en mi equipo. Desde entonces, hemos contratado a 5 personas que constantemente elevan el listón para un gran trabajo, ayudan a construir una cultura de equipo y son simplemente divertidos para trabajar todos los días. También resultan ser increíbles diseñadores de productos.

Para encontrar a esta buena gente, revisé cientos de perfiles y carteras, y entrevisté a docenas de diseñadores. Mi principal hallazgo hasta ahora es que necesitas contratar tanto habilidades como actitud, con un énfasis ligeramente mayor en este último. Evite los egoístas con excelentes habilidades de diseño; en cambio, contrate personas amables y orientadas al crecimiento con excelentes habilidades de diseño y entrénelas para la excelencia.

Por supuesto, encontrar personas puede ser un desafío en primer lugar. He encontrado más éxito en comunidades locales activas que en plataformas internacionales como Dribbble o Behance.

Puede unirse y participar en estas comunidades o ir un paso más allá y crear uno usted mismo. La construcción de la comunidad es un tema separado, pero la esencia principal es que debe proporcionar algún valor a las personas: ya sea a través de un boletín de diseño regular, un blog de diseño o un divertido grupo de Facebook, depende de usted. Comencé UXDP porque disfruto de la construcción de comunidades, pero ahora también es una gran plataforma de talento para empresas y diseñadores locales por igual.

Otro principio útil es contratar habilidades a nivel de equipo. El equipo de diseño de productos de KeepTruckin comenzó con diseñadores visuales generalistas. Luego contratamos habilidades de diseño de interacción generalista, seguidas de investigación especializada de usuarios, diseño visual especializado y habilidades de desarrollo frontend. Entonces, cada vez que necesitamos más personas, pensamos profundamente en cómo podemos equilibrar las habilidades a nivel de equipo.

Hoy, tenemos un equipo de diseño de producto que es mayor que la suma de sus partes. Tenemos las habilidades que necesitamos para ofrecer resultados exitosos y una cultura divertida que fomenta el juego y el crecimiento a través del intercambio de conocimientos.

Hay mucho más para contratar, por supuesto. Debería consultar los artículos de Jared Spool y Julie Zhuo sobre contratación para obtener más información.

4) Tener una visión y reunir a las tropas.

Nada une y motiva a un equipo como una visión audaz para el futuro. Como gerente, debe pensar en lo que su equipo logrará, se verá y trabajará como 1 año, 5 años y 10 años en el futuro. ¿Creará personajes robustos y en evolución que serán adoptados por toda la empresa? ¿Construir un sistema de diseño integral que supere a todos en el equipo? ¿Tienes investigadores dedicados en UX? ¿Omitir entrevistas remotas para investigación etnográfica en contexto? ¿Diseñar un nuevo producto que cambie fundamentalmente una industria?

Pensar en esta visión y compartirla con su equipo en reuniones 1: 1, todas las manos y revisiones de diseño mantiene a nuestro equipo motivado y nos ayuda a retener el talento.

Por supuesto, es importante que realmente avance hacia esa visión o su equipo no confiará en usted. Si pasan seis meses y no estás más cerca de tu visión que antes, es fácil perder esa motivación.

Foto de Pixabay en Pexels

Toda esta charla sobre visión me facilita terminar este artículo con una de mis citas favoritas.

"Si desea construir un barco, no toque a los hombres para recoger madera, dividir el trabajo y dar órdenes. En cambio, enséñeles a anhelar el vasto e interminable mar ".
- Antoine de Saint-Exupery, escritor francés.

Gracias Khushnood por confiarme esta responsabilidad; y gracias a Daniel, Karsten y Zain por revisar los primeros borradores de este artículo.