Escapar del infierno del correo electrónico

Esto fue publicado por primera vez en mi lista de correo The Looking Glass. Cada semana, respondo la pregunta de un lector.

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¿Cómo puedo escribir correos electrónicos más efectivos en menos tiempo?

P: Paso demasiado tiempo escribiendo correos electrónicos. Tiendo a estar muy orientado a los detalles, compartiendo toneladas de contexto y pensamientos con mi equipo y gerentes. Pero como resultado, todas las noches me quedo despierto demasiado tarde escribiendo largos correos electrónicos con varios párrafos. Está afectando mi sueño y molestando a mi esposa. Lo que es peor, mis largos correos electrónicos ni siquiera son efectivos. A veces me encuentro con alguien días más tarde y me dicen "Vi tu correo electrónico, pero aún no he tenido la oportunidad de leerlo". ¿Me pueden ayudar a escapar del correo electrónico?

Me encanta o lo odio, el correo electrónico es probablemente una parte importante de su trabajo. Incluso con reemplazos modernos como Workplace o Quip, la comunicación escrita asincrónica es esencial para compartir planes, proporcionar comentarios y alinear equipos.

Y a medida que su equipo crezca, tendrá más personas para conectarse y más y más correos electrónicos para escribir y responder.

Entonces, ¿cómo puede dejar de tener FOMO en la bandeja de entrada cero, transmitir sus puntos de manera sucinta y salvar su matrimonio? Sigue leyendo.

Asegúrate de estar realmente enfocado

Antes de que pueda intentar reducir sus correos electrónicos, asegúrese de que el problema sea realmente que está gastando demasiado tiempo escribiendo, y no que otras distracciones lo estén frenando. Mi reciente artículo sobre mantenerse motivado aborda este tema. Todo bien? Continuemos.

Desarrolla la habilidad de la brevedad

Simplemente darte una paliza diciendo "voy a escribir correos electrónicos más cortos la próxima vez" no va a funcionar. No puedes cambiar un hábito arraigado. Como cualquier habilidad, la comunicación requiere práctica. Por lo tanto, reconozca que esto llevará tiempo y esfuerzo, pero esta inversión en la superación personal dará sus frutos en el futuro.

Aquí hay una técnica para practicar. Tome un correo electrónico que ya haya escrito de la manera habitual. Ahora, edite el correo electrónico a la mitad de las palabras. Esto puede implicar eliminar algunas palabras u oraciones, o puede intentar volver a escribir todo desde cero. Presta atención a las diferencias entre las versiones más largas y más cortas. ¿Qué partes eran realmente esenciales y qué partes eran extra crudas?

He practicado esto antes con un entrenador de habla, donde me dio 60 segundos para responder una pregunta (por ejemplo, "¿En qué está trabajando su equipo y por qué?"). Luego, volvería a contestar en solo 30 segundos. Me sorprendió cómo cada vez, la respuesta de 30 segundos fue más centrada y clara.

Evita las palabras blandas

Las palabras blandas son tu mayor enemigo. Las frases autodestructivas como "siento", "no estoy seguro", "quizás", usando la voz pasiva, o casi cualquier adverbio pierden tiempo tanto para usted como para su destinatario, y confunden su punto. Los estudios demuestran que este "lenguaje más suave" es más frecuente entre las mujeres, por lo que las mujeres deben estar atentas.

Aprende a reconocer los signos de aplastar. Aquí hay ejemplos de cómo transformar su texto.

Ejemplo # 1: dar recomendaciones

  • Antes: "No estoy seguro si he considerado todos los pros y los contras de cada opción, pero según lo que sé actualmente, creo que la opción 2 es quizás una buena opción. Dicho esto, estoy dispuesto a convencerme de lo contrario si tiene una perspectiva diferente sobre esto que le gustaría discutir ".
  • Después: "Mi recomendación es la opción 2. ¿Cómo suena eso?"

Qué cambió:

  • Este es un correo electrónico, no una tableta de piedra. No importa la cantidad de búsquedas que hayas hecho para llegar a tu recomendación. Si está a favor de la opción 2, adquierala.
  • Si tiene una pregunta, incluya un signo de interrogación. Hacer una pregunta como una frase larga no dejará en claro que desea una respuesta.
  • Antes: 52 palabras. Después: 9 palabras.

Ejemplo # 2: Coordinar reuniones

  • Antes: “Siento que sería bueno reunirse nuevamente para discutir este tema más a fondo. No estoy seguro de si podremos encontrarnos nuevamente mientras estás en la ciudad esta semana, pero si no podemos hacer que nuestros horarios se alineen para que podamos reunirnos en persona antes de que vuelvas a Seattle, luego hacer una video conferencia la próxima semana sería muy apreciado ".
  • Después: "¿Podemos vernos de nuevo? Preferiría esta semana en persona, o un VC la próxima semana cuando estés en Seattle ".

Qué cambió:

  • A menos que esté hablando con capitalistas de riesgo, VC es un acrónimo bien entendido en el contexto de las reuniones.
  • El destinatario sabe que las reuniones en persona ocurren cuando dos personas están en la misma ubicación física. No es necesario que se lo expliquen.
  • Antes: 68 palabras. Después: 18 palabras.

Ejemplo # 3: Gestión de personas.

  • Antes: “Respecto a tu observación de que Jimmy parece estar un poco desconectado del resto del equipo, creo que podrías tener razón, y realmente aprecio que me lo hayas señalado. Después de analizar esto y pensarlo un poco, me da la impresión de que Jimmy podría no haber recibido una gran cantidad de directivas, y en su lugar se le ha dado mucha libertad y flexibilidad para elegir sus propios proyectos y autogestionando sus propias prioridades. Si bien esto funciona bien tanto para él como para el equipo, Jimmy todavía es relativamente joven, por lo que probablemente no siempre se concentre en el trabajo de mayor prioridad. Además, creo que en realidad no está recibiendo mucha información sobre si su trabajo podría mejorarse o no. Probablemente este no sea un problema urgente, ya que generalmente es bastante útil, pero creo que Jimmy tiene la oportunidad de hacer un trabajo más valioso que está más estrechamente conectado con el equipo. Creo que sería útil para él recibir instrucciones más frecuentes sobre las cosas en las que debería centrar su tiempo, y también para que comience a recibir más comentarios y seguimiento de forma regular sobre lo que parece estar funcionando bien, y ¿Cuáles son algunas de las áreas donde las cosas podrían mejorarse? Entonces, eso es lo que estoy pensando en probar con él. Voy a intentarlo en las próximas semanas, y planearé hacerle saber si esto parece ser efectivo o no para mejorar el trabajo de Jimmy en el futuro en términos de estar más bien conectado con el resto del equipo. prioridades, además de que su trabajo sea de mayor calidad en general ".
  • Después: “Estoy de acuerdo con que Jimmy necesita más dirección y comentarios. Lo haré la próxima semana ".

Qué cambió:

  • Todo. Y sin embargo nada. Se transmitió exactamente el mismo significado, excepto que esta vez la gente realmente lo leerá.
  • Antes: 289 palabras. Después: 13 palabras.

Conoce tu final antes de comenzar

Correr directamente a escribir sin tener una idea clara de lo que estás tratando de decir es arriesgado.

Comience con las manos fuera del teclado. Piensa en el resultado esperado. ¿Qué preguntas quieres hacer? ¿Qué puntos quieres hacer? Escriba rápidamente este esquema en lenguaje sencillo. Los fragmentos de oraciones están bien.

Luego puede desarrollar estos puntos si es necesario, pero no forme palabras más de lo necesario. Con la práctica, este esquema ES realmente su correo electrónico, y puede presionar enviar en solo minutos sin quedarse atrapado en una madriguera de revisiones interminables.

Reclamar elementos de acción y nombres en negrita

Si está enterrado en un montón de correos electrónicos, es probable que todos los demás también lo estén. Facilite a los destinatarios saber exactamente lo que desea que hagan. Si hay varias personas en el hilo, y hay alguien en particular que desea responder, ponga su nombre en negrita con lo que claramente indica lo que espera de ellos y cuándo.

El todopoderoso TL; DR

Idealmente, todo el correo electrónico es solo la sección TL; DR ("demasiado largo; no se leyó"). Pero si más contexto ayudará a enmarcar de qué se trata su correo electrónico, o lo que el lector debería quitarle o hacer a continuación, comience con sus conclusiones en una sección "tl; dr" al principio, ya sea como un simple mensaje directo. oración (en negrita) o algunos puntos breves.

Reenviar la etiqueta y el temido FYI

Como corolario de lo anterior, nunca reenvíe una cadena de correo electrónico masiva sin un TL; DR de por qué está enviando esto y qué desea que el destinatario salga de él, como un resumen rápido de las partes para enfocar encendido o un elemento de acción.

  • Antes: “FYI. Vea abajo. ¿Pensamientos? ”(Seguido de un mensaje de correo electrónico profundo de 20 mensajes que involucra a una docena de personas debatiendo una decisión contenciosa del producto.
  • Después: "FYI. Vea abajo. Nuestro equipo de diseño quiere admitir B2C y C2C en un flujo combinado, pero el equipo de ventas quiere priorizar B2C. Por favor, ayuda a recomendar cómo podemos resolver esto ".

Reenviar un hilo enorme con nada más que "¿Pensamientos?" Al principio es el correo electrónico equivalente a una bolsa de caca de perro en llamas en su puerta.

Discúlpate con tu esposa y duerme más.

Un matrimonio feliz y mucho descanso vale más que cualquier correo electrónico, y ciertamente lo ayudará a ser más efectivo en su trabajo. Gracias por su pregunta, y le deseo la mejor de las suertes cambiando sus formas blandas mientras se aventura hacia las puertas nacaradas del cielo de la bandeja de entrada cero.

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